E-Rechnung erfolgreich umsetzen - Praxisleitfaden für Selbstständige und Unternehmer

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 auch versenden. Dieser Kurs zeigt praxisnah, wie Sie die E-Rechnungspflicht erfolgreich umsetzen – abhängig von Ihrer individuellen Ausgangssituation. Sie lernen nicht nur die rechtlichen Grundlagen, sondern entwickeln eine konkrete Strategie für Ihr Unternehmen. Der Kurs berücksichtigt, ob Sie bereits eine funktionierende Buchhaltung haben oder neu starten, und zeigt entsprechend passende Lösungswege auf.

1. Termin - 4. März 2026: Grundlagen und strategische Entscheidung

1. Block: Rechtslage und Pflichtangaben, E-Rechnungspflicht: Was gilt ab wann für wen? Kleinbetragsregelung (250 €-Grenze) und Ausnahmen, Pflichtangaben einer E-Rechnung vs. herkömmliche Rechnung, Empfangspflicht seit 2025: Das unterschätzte Problem

2. Block: Vorteile realistisch bewerten, Echte Vorteile der E-Rechnung (Effizienz, Kosten, Liquidität), Wann wird E-Rechnung zur Erleichterung?, Wann bedeutet sie zunächst Mehraufwand? (ggf. zusätzliche Tools und Arbeitszeit für Empfang und Erstellung von E-Rechnung, Archivierung)

3. Block: Software und Tools nach Bedarf
Variante A: Bestehende Buchhaltung beibehalten (Online-Konverter + DMS)
Variante B: Systemwechsel (All-in-One-Lösungen wie sevDesk, Lexware Office)
Variante C: Neubeginn (Moderne integrierte Systeme)
Live-Demonstration verschiedener Tools
Hausaufgabe: Testaccounts entsprechend der gewählten Variante einrichten

2. Termin - 11. März 2026: Praktische Umsetzung

5. Block: E-Rechnungen erstellen und versenden
Gemeinsame Live-Übung: E-Rechnung erstellen
Variante A: PDF ? Online-Konverter ? E-Rechnung
Variante B/C: Direkt in der Software
Versandwege: E-Mail, Plattformen, PEPPOL
Screen-Sharing: Teilnehmer zeigen ihre ersten Versuche

6. Block: E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Das unterschätzte Problem: Empfang ist komplexer als Versand, XML-Dateien sichtbar machen (ELSTER-Viewer vs. integrierte Tools), Integration in bestehende Buchhaltung:, Workflow bei hybriden Setups, Datenextraktion und -übertragung, Automatisierungsmöglichkeiten, Praxisübung: Mit Beispiel-E-Rechnung arbeiten, Troubleshooting häufiger Empfangsprobleme

7. Block: GoBD-konforme Archivierung
Archivierungspflichten: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Setup-spezifische Archivierung:
All-in-One: Automatische Archivierung
Hybrid: DMS-Integration und Verfahrensdokumentation
Empfehlung einfacher DMS-Lösungen (ecoDMS, bitfarm-Archiv)
Zoom-Whiteboard: Gemeinsam Archivierungs-Workflow entwickeln

Technische Voraussetzungen: Stabile Internetverbindung, Computer oder Laptop wo sich ggf. Programme installieren können (für Software-Tests), Idealerweise zweiter Bildschirm oder Tablet, Mikrofon und Kamera für Interaktion